Concevoir une nouvelle architecture organisationelle pour améliorer le travail des salariés : l’utilité de l’expérimentation

Publié le 25/02/2022

Qui ?

L’Association est une association de prévention et de protection de l’enfance créée en 1950, reconnue d’utilité publique dès 1965, qui accueille aujourd’hui plus de 4000 jeunes par an, avec une équipe de plus de 700 salariés. L’association, qui dispose d’un CSE et des organisations syndicales, possède 19 établissements, répartis sur toute l’Île-de-France.

La spécificité de l’établissement de Seine Saint-Denis, qui est concerné par la présente démarche, est l’accueil de jeunes en très grande difficulté (TGD). L’expérimentation d’un service d’urgence fait l’objet d’une « recherche-action » et justifie aussi l’existence d’un poste de responsable du développement de projet et de la qualité.

L’établissement de Seine Saint-Denis dispose d’outils spécifiques (accueil d’urgence avec astreinte, gestion de la médiation culturelle, facturation) et de multiples formes de prise en charge des jeunes (foyer, accueil petite enfance, foyer de jour…). L’accompagnement des jeunes - qui bénéficie d’un soutien administratif - se fait dans le cadre d’équipes éducatives comprenant : médecin pédiatre, psychologue, éducateur, éducateur de jeunes enfants, auxiliaire de puériculture, animateurs sociaux éducatifs, enseignants techniques, assistantes familiales et maîtresses de maison.

Le projet est financé dans le cadre du Fonds pour l’Amélioration des Conditions de Travail et a donc été construit de façon concertée avec les représentants du personnel.

Quel était le problème à régler ?

Quels problèmes se posent ?

La problématique de départ porte sur l’automatisation de certaines tâches en vue d’une plus grande efficacité et pour libérer les professionnels sur leur cœur de métier : les projets avec les jeunes.

Le premier enjeu est de travailler sur la question de l’épuisement des professionnels, en allégeant les tâches administratives et de reporting afin que les salariés puissent recouvrer du sens à leur travail en regagnant des marges de manœuvre pour investir pleinement le champ de l’accompagnement social.

Le projet, qui a été construit de façon concertée avec les représentants du personnel, est financé par le Fonds pour l’Amélioration des Conditions de Travail (FACT).

Qu’ont-ils fait ?

Diagnostic :

La mise en œuvre du projet a d’abord mis en lumière les problèmes organisationnels de la structure :

Pas d’organigramme clair : par exemple, si l’on met en place l’automatisation des comptes rendus au directeur en cas d’astreinte : qui est le directeur du salarié concerné ?
Un manque de clarté dans les canaux de communication.
Pas de groupes d’adresses (impossible d’envoyer automatiquement la Newsletter à l’ensemble des salariés).
…

C’est donc naturellement que le groupe de travail va travailler sur l’architecture organisationnelle de l’association. L’idée étant que chaque salarié de l’association ait accès aux outils, aux ressources et aux canaux de communication (agenda, partenaires, jeunes dont il s’occupe…) selon la place qu’il occupe.

Quelle est la méthodologie déployée ? :

Le projet est accompagné par un consultant ayant une grande connaissance du secteur social et de sa culture, loin de la culture du numérique.

Le consultant a utilisé la méthode agile, selon des cycles courts :

Besoin exprimé-recensé, c’est-à-dire : besoins infinis … En ce moment travail avec le CSE sur les besoins du CSE (au sens technique) – travail sur les évènements indésirables (procédures différentes en interne et au niveau du département…), traitement des notes de frais, tableau des salariés qui mangent à la cantine (pour une meilleure anticipation des quantités).
Retour prototype.
Test (version béta testée). Feedback des professionnels pour finalisation/automatisation.

Une expérimentation est menée dans quatre services, ayant des caractéristiques/besoins différents pour leur développement, pour le déployer ensuite dans d’autres services via un travail d’appropriation :

Deux services éducatifs : urgence et accueil des jeunes en grande difficulté (appartements…).
Deux services administratifs : secrétariat et comptabilité.

Pour chaque service concerné : une équipe de pilotage restreinte (chef de service, directeur, coordinateur).

Expérimentation

• méthode employée

Méthode employée

La méthode employée est la méthode agile, décrite ci-dessus.

Pour chaque service concerné : une équipe de pilotage restreinte (chef de service, directeur, coordinateur, assistant administratif).

Le consultant intervient régulièrement dans les réunions d’équipe.

Dans le déploiement, deux questions : `

La réponse aux besoins (architecture).
+ les questions de droit (RGPD-protection des données).

• Appropriation via des Ambassadeurs (les personnes ayant été impliquées dans les projets) ; appropriation assez simple lorsque cela répond à des besoins réels (les personnes concernées ont testé).

• Accompagnement par de la formation :

Prise en main des outils, acculturation au numérique,
Compréhension de l’architecture.
Lever les freins quant à l’utilisation des outils,
Partager les exigences légales sur les questions de protections de données (existence de données traitées sur des espaces non sécurisés – utilisation de données pour des publics particulièrement vulnérables – c'est-à-dire que les données doivent disparaître pour les jeunes qui sont sortis depuis plus de 6 mois).

Pour quels effets ?

Quels résultats du point de vue des différents enjeux d’efficacité économique, métier, santé… ?

L’évaluation de l’appropriation se fait essentiellement via un indicateur de remontée des demandes du terrain. La méthode étant basée sur une réponse réactive aux demandes du terrain (différente selon les services).

De nombreux supports et guides ont été produit pour faciliter cette appropriation : guide support sur la transition numérique, fiches sur toutes les automatisations

Un travail en interne se fait avec l’ensemble des directeurs, concernés également par la question.

Deux ans après le démarrage du projet, les sollicitations augmentent de façon importante.

Concernant le temps de travail, il semble qu’il y ait un rééquilibrage du contenu des temps : moins de temps consacré à la gestion administrative de l’activité et plus de temps consacré au cœur de métier. La question de la charge de travail continue a être travaillée au sein du CSE.

Mots clés

Organisations participatives

Charge de travail

Expérimentation