Accompagner les transformations numériques dans le secteur social et médico-social en Paca

En 2021, l’Aract Paca, en partenariat avec l’ARS Paca, répondait au premier appel à projet national, lancé par la DGOS, pour la mise en place d’Actions Collectives Innovantes et Apprenantes (ACIA) intitulée : Les impacts du numérique sur la Qualité de Vie au Travail et les Conditions de Travail. Ce premier appel à projet portait sur une phase exploratoire et avait pour objectif de mobiliser des établissements souhaitant explorer et approfondir les impacts du numérique sur les organisations et les conditions de travail des professionnels du champ de la santé et du médico-social.

Cinq établissements ont participé à cette ACIA. Ces accompagnements ont permis à travers le prisme de la démarche QVCT, d’aborder le sujet du numérique et des impacts sur les conditions de travail et la qualité de vie au travail des agents.

Les champs et enjeux de la QVCT ont été abordés à la fois individuellement et collectivement permettant ainsi d’identifier, pour chaque établissement, les points de vigilance à avoir et les axes d’amélioration, et de répondre ainsi à des problématiques telles que :

• Comment mettre en place, utiliser et faire vivre la télémédecine en optimisant la charge de travail ?

• Comment accompagner les changements des processus RH à travers la modernisation d’un logiciel de gestion des temps ?

Fin 2022, l’Aract Paca s’est positionné sur un deuxième appel à projet, dans la continuité du premier, pour démarrer une phase d’expérimentation. 

Il s’agit d’accompagner 4 établissements de santé ou médico sociaux dans le déploiement de logiciel de coordination et gestion des soins, télémédecine ou d’un système d’information afin que les professionnels comme les usagers s’approprient au mieux le nouveau dispositif.

L’objectif in fine est de « faire du numérique un levier pour la qualité de vie au travail » en prenant en compte le double enjeu de modernisation du système de santé et les liens entre qualité de soin et qualité du travail.

L'expérimentation propose :

• d'explorer à partir du terrain et de la réalité du travail des professionnels, leur expérience du numérique pour mieux comprendre les freins et leviers attachés à ces transformations et aux usages des technologies

• de conduire des expérimentations pour mieux appréhender ces transformations dans une perspective d’amélioration des conditions de travail

• de mettre différents acteurs en situation de co-construction pour articuler les expertises et croiser les apprentissages, notamment dans la conception des outils numériques

• de produire des connaissances en commun, les documenter et faciliter leur diffusion à différents niveaux pour développer de nouvelles capacités d’action

Le projet a débuté en mars 2023, au bénéfice de 4 établissements de santé ou médicosociaux de Paca. 

Le projet ACIA Numérique Phase expérimentale, dans les établissements de santé et médico-sociaux, s’est déroulé en plusieurs temps auprès des quatre établissements participants. La méthodologie appliquée dans cette ACIA s’est articulée autour de temps d’accompagnements individuels et collectifs, et de temps de réunions du comité régional (ARS, OPCO, Fédérations, ANFH, GRADeS). Pour ce faire, l’Aract Paca a demandé aux établissements d’identifier un comité de pilotage paritaire (COPIL) composé d’un représentant de la direction, d’un représentant des salariés, et d’un représentant des services numériques et/ou informatiques. Ce COPIL a été l’interlocuteur privilégié de l’Aract tout au long de la démarche. 

Temps d’accompagnement individuels :

Les temps individuels ont permis de répondre aux besoins et attentes spécifiques de chaque établissement. Pour débuter ces temps, un état des lieux a été réalisé dans chacun des établissements. Lors de cet état des lieux la santé et le social, l’efficacité et le métier ont été questionnés.

Temps d’accompagnement collectifs :

Les temps d’accompagnements collectifs ont permis aux établissements de se réunir entre COPILS pour échanger sur leurs problématiques et sur leurs bonnes pratiques liées au numérique. Cinq temps collectifs ont eu lieu entre juin 2023 et juillet 2024. 

Chaque temps collectif avait une thématique :

Appréhender son projet numérique ; Préparer son expérimentation ; Partager son diagnostic ; Expérimenter et évaluer les actions mises en place ; Pérenniser la démarche QVCT.

Pour accompagner et illustrer ces temps collectifs, l’Aract a fait appel à un prestataire de facilitation graphique. Son travail graphique permettait de retracer les échanges de manière visuelle et simple avec pour objectif de valoriser l'implication dans la démarche des établissements tout en en communiquant sur le projet. Ces supports visuels ont ensuite été présentés lors des expositions-sensibilisation proposées au sein des établissements participants.

Des animations de facilitations collectives pour optimiser les partages et échanges ont également été proposées par l’Aract, lors de ces temps collectifs. Ces outils, comme le « speedboat », ont permis pour chacun des établissements d’identifier et d’échanger sur leurs objectifs, leurs freins, leurs obstacles, leurs opportunités et les personnes impliquées dans le projet.

Et sur des thématiques spécifiques souhaitées par les établissements, l'Aract a fait appel à des experts  :

• la cybersécurité avec l’intervention du responsable sécurité des systèmes d’information du GRADeS ;

• la protection des données personnelles avec l’intervention de la responsable juridique-déléguée à la protection des données du GRADeS ;

• le droit et le numérique avec l’intervention d’une avocate en droit de la santé.

Ces interventions d’experts ont permis aux établissements d’avoir des réponses précises à leurs problématiques.